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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES
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Fecha de
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26-Jul-2023
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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO.......................................................................................................... 3
GLOSARIO ......................................................................................................... 3
PRINCIPIOS ....................................................................................................... 5
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.
........................................................................................................................... 6
DEBERES DE HOMEVISION FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES. .................................................................................................. 8
DERECHOS DE LOS TITULARES .................................................................. 10
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS. .................................................................................................... 11
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OBJETIVO
Dar cumplimiento a la normatividad vigente establecida en la Ley 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.
Establecer procedimientos que permiten al responsable del tratamiento de
Datos Personales conocer, actualizar y rectificar la información de sus
clientes los cuales se encuentran en las bases de datos o archivos de
HomeVision S.A.S.
GLOSARIO
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se
adoptan las siguientes definiciones:
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del
titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por
la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos
personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de
las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se
pretende dar a los datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de tratamiento.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables.
• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o
sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos
relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su
calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines
oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidas a reserva.
• Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo le
es relevante al titular.
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• DATOS SENSIBLES: Son aquellos que afectan la intimidad del titular
o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica,
pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre
la base de datos y/o Tratamiento de los datos.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
• HABEAS DATA: Derecho fundamental de cualquier persona a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido
sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
• TRANSFERENCIA: La transferencia de Datos tiene lugar cuando el
responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a
un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se
encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Es el Tratamiento de Datos personales que implica la
comunicación de los mismos a un Encargado del Tratamiento, dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
responsable.
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PRINCIPIOS
El Tratamiento de las Bases de datos atenderá los principios consagrados en
el artículo 4 de la Ley 1581, los cuales son:
• PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de las bases de datos es una
actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las
demás disposiciones que la desarrollen y complementen.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento obedece a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al
titular en todos los casos.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo será ejercido cuando se
cuente con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los
datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a
tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse
el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del
encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el
tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los
datos personales, de las disposiciones previstas en la Ley y la
Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por
personas autorizadas por el titular o por las personas que la Ley prevea
expresamente, cuando haya lugar a ello.
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Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar
disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un
conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados
conforme a la Ley.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por el
responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que
intervengan en el tratamiento de datos personales, salvo aquellos que
tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación
con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo
solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS
DATOS PERSONALES.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
CUANDO HOMEVISION S.A.S.ACTÚA COMO RESPONSABLE DE LOS
MISMOS.
En ejercicio de su objeto social HomeVision realiza, en calidad de responsable,
del Tratamiento de Datos Personales de sus empleados, empleados de sus
contratistas, clientes y proveedores, actividad que ejecuta directamente, o por
parte de contratistas o mandatarios encargados de ello. Así mismo, en
cumplimiento de la legislación aplicable o de políticas corporativas, HomeVision
puede requerir trasmitir o trasferir dichos datos a sus compañías filiales.
El Tratamiento de datos que realiza HomeVision en calidad de responsable
incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, trasferencia,
trasmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley, y se realiza con la
siguiente finalidad específica para cada caso:
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• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS Y EX
EMPLEADOS: Se realiza para dar cumplimiento a las obligaciones y
políticas corporativas que tenga HomeVision en calidad de empleador,
tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de
seguridad social, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y
reclamos hechos por el Titular de la información, sus legitimarios o por
entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté
o hubiere estado vinculado; evaluar e implementar políticas y actividades
de bienestar y salud ocupacional; atención a eventuales emergencias;
seguimiento al cumplimiento de obligaciones a cargo de los empleados;
enviar información relacionada con el contrato de trabajo, cargo y/o
labores que cumple en la empresa.
Tratamiento de datos personales de empleados de contratistas, que
prestan servicios en instalaciones de HomeVision: Se realiza para permitir
a HomeVision el cumplimiento de las obligaciones contractuales a su
cargo, tales como asignación y control de elementos de trabajo,
materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento al
cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas; atención a
eventuales emergencias; atención a respuestas de consultas, peticiones,
solicitudes, acciones y reclamos hechos por el Titular de la información o
por sus legitimarios; enviar información que sea relevante para prestar los
servicios en las instalaciones de la empresa.
• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES: Se
realiza para dar cumplimiento a las obligaciones a cargo de HomeVision,
tales como pagos, reportes de pagos, atención de consultas, peticiones,
solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o
por sus legitimarios, solicitar al proveedor el cumplimiento de sus
obligaciones, informar a los proveedores sobre políticas adoptadas por la
empresa, y en general, para dar continuidad a las relaciones comerciales
con los proveedores en caso que HomeVision así lo requiera.
• TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES: Se realiza
para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales a cargo
de HomeVision, tales como facturación, reportes de pagos, atención a
consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por el
Titular de la información o por sus legitimarios; así como para el envío de
información comercial o publicidad. En los casos anteriores, la
información contenida en la base de datos será conservada por un periodo
acorde con la finalidad para la cual fue recogida.
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TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
PERSONALES CUANDO HOMEVISION ACTÚA COMO ENCARGADO DE
LOS MISMOS.
En ejercicio de su objeto social HomeVision realiza, en calidad de Encargado, el
Tratamiento de Datos Personales recolectados por sus clientes y/o terceros. El
Tratamiento que realiza HomeVision sobre los Datos Personales Trasmitidos por
sus clientes y/o terceros se hará de conformidad con las instrucciones impartida
por cada uno de éstos, para lo cual HomeVision presume que los responsables
de los Datos Trasmitidos cuentan con las autorizaciones necesarias para el
tratamiento encargado a HomeVision, quién, en ningún caso, tomará decisiones
sobre el Tratamiento que se le dará a los Datos Trasmitidos.
DEBERES DE HOMEVISION FRENTE AL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
DEBERES DE HOMEVISION EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En virtud de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son
deberes de HomeVision, cuando actúa como responsable del Tratamiento de
Datos Personales, los siguientes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por
el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos
que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente al encargado del tratamiento.
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• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información
se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DE HOMEVISION EN CALIDAD DE ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
En virtud de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales son
deberes de HomeVision, cuando actúa como Encargado del Tratamiento de
Datos Personales, los siguientes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los
cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando el
responsable del Tratamiento haya informado que determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por
el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia
de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que
puedan tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
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presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
DERECHOS DE LOS TITULARES
DERECHO DE LOS TITULARES CUANDO HOMEVISION TENGA LA
CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
El Titular de los Datos Personales podrá ejercitar ante HomeVision los siguientes
derechos, cuando éste actué en calidad de responsable del Tratamiento:
• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se
podrá ejercer frente a Datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HomeVision del
Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para
el Tratamiento de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud a HomeVision, respecto del uso que se le
ha dado a sus Datos Personales.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto
de Tratamiento.
El Titular podrá acceder de forma gratuita a sus Datos Personales al menos una
vez cada mes calendario, o cada vez que existan modificaciones sustanciales a
las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
DERECHO DE LOS TITULARES CUANDO HOMEVISION TENGA LA
CALIDAD DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
El Titular de los Datos Personales podrá ejercitar ante HomeVision los
siguientes derechos, cuando éste actué en calidad de ENCARGADO del
Tratamiento:
• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales. Este derecho se
podrá ejercer frente a Datos parciales, inexactos, incompletos,
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fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Ser informado, previa solicitud a HomeVision, respecto del uso que se le
ha dado a sus Datos Personales.
• Solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto
de tratamiento.
El Titular podrá acceder de forma gratuita a sus Datos Personales al menos una
vez cada mes calendario, o cada vez que existan modificaciones sustanciales a
las Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE
PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
HomeVision designa como área responsable de velar por el cumplimiento de
la Política de Tratamiento de Datos Personales al interior de la compañía al
Área Jurídica.
Por consiguiente, el Área Jurídica será la responsable de resolver consultas,
reclamos y peticiones que se presenten por parte de los Titulares en ejercicio
de los derechos descritos en el numeral 6 de la presente Política, así como en
la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los
modifiquen, complementen o sustituyan.
Los datos de contacto serán los siguientes:
• Dirección: CR 7 BIS N 124 – 26 OF 601
• Domicilio: Bogotá Teléfono: 7421982
• Teléfono: 7421982
